英語で仕事の電話をかけるときは、何と言えばいいのでしょうか。ビジネスでは電話で相手に与える印象が大切です。先方に失礼にならないように、また、用件を端的に伝えるようにしましょう。
この記事では、これだけを知っておけば電話はかけられる！という英語の表現をまとめます。
電話をかける：基本
電話をかける時に、話す内容は主に以下の４つですね。
- あいさつ
- 自分の名前と会社名（団体名）（部署名）
- 誰と話したいのか
- 電話の用件
最初から用件に言及するかどうかは、その時の状況や自分の会社（団体）の方針にもよるでしょう。
それでは会話例を見ましょう。ここでは最初から用件を話しています。
相手の事務員: Thank you for calling EF Corporation. This is Jane Smith. How may I help you?
自分: Good afternoon. My name is Koji Suzuki. I’m calling from AB Systems in Tokyo regarding your new software product. May I speak to Ms. Kate Baker, please?
相手の事務員: Certainly. May I put you on hold for a moment while I transfer your call?
あいさつ
– “Good morning.”
– “Good afternoon.”
– “Good evening.”
自分の名前と会社名｛団体名｝｛部署名｝を言うときの表現
– “My name is Koji Suzuki. I work for AB Systems in Tokyo.” 「東京の AB Systems の鈴木浩二と申します。」
会社などの所在地を言う必要があるかどうかは、状況次第です。
– “My name is Koji Suzuki. I’m calling from AB Systems.” 「AB Systems の鈴木浩二と申します。」
– “My name is Koji Suzuki. I’m with AB Systems.” 「AB Systems の鈴木浩二と申します。」
「My name is (自分の名前)」の代わりに、「This is (自分の名前)」という表現も使えます。また、自分の会社名などを続けて言うことも可能です。例文です。
– “Good morning. This is Ichiro Sato from AB Systems in Tokyo.” 「東京の AB Systems の佐藤一郎と申します。」
– “Good afternoon. This is Ichiro Sato calling from AB Systems in Tokyo.” 「東京の AB Systems の佐藤一郎と申します。」
– “Good afternoon. This is Ichiro Sato with AB Systems in Tokyo.” 「東京の AB Systems の佐藤一郎と申します。」
また、やや砕けた言い方ですが「It’s (自分の名前)」という表現もあります。
– “Hello, it’s Ichiro Sato from AB Systems.” 「AB Systems の佐藤一郎です。」
誰と話したいかを言う表現例
– “May I speak to Mr. Smith, please?” 「スミスさんは、いらっしゃいますか。」
– “Could I speak to Mr. Smith, please?” 「スミスさんは、いらっしゃいますか。」
– “Could I please speak to Mr. Smith?” 「スミスさんは、いらっしゃいますか。」
– “Could you put me through to Mr. Smith, please?” 「スミスさんにつないでいただけますか。」
– “Could you connect me to Mr. Smith, please?” 「スミスさんにつないでいただけますか。」
– “I would like to speak to Mr. Smith, please. 「スミスさんとお話ししたいのですが。」
（質問文でないので、丁寧度は少し下がります。）
– “I’m trying to reach Mr. Smith.” 「スミスさんとお話ししたいのですが。」（丁寧度は少し下がります。）
もしも内線番号を言うほうが良い場合なら下のような言い方が可能です。
– “Could I have extension 123, please?” 「内線123番をお願いします。」
相手の立場（例えば、営業部長、等）だけ知っていて名前を知らない場合
話す必要のある相手の名前を知らなくても問題がない場合もあるでしょうが、知っているほうが望ましいのであれば、相手の事務員が本人に電話をつなぐ前に名前を尋ねることが可能です。こういった場面の会話例です。
事務員: Smart Solutions. Tara speaking. How may I help you?
自分: Good morning. This is Koji Suzuki from AB Systems. May I speak to the sales manager, please?
事務員: Yes, certainly.
自分: Would you mind telling me the manager’s name, please?
事務員: Her name is Jane Roberts.
自分: Thank you very much.
事務員: Could you please hold while I put you through.
用件に言及する表現
用件をどのように言うかは、状況次第ですね。電話で話したい相手は、サプライヤーであったり、顧客であったりとさまざまです。また、新商品を売り込むための電話をする必要もあるかもしれません。
まず、用件が何なのかを言う基本的な表現例を見ましょう。
– “I’m calling about Friday’s networking event.” 「金曜日のネットワーキング・イベントについてお電話させていただいております。」
– “I’m calling regarding our software maintenance services.” 「弊社のソフトウェア保守サービスについてお電話させていただいております。」
– “I’m calling to inquire about next week’s conference.” 「来週の会議についてお尋ねしたいことがあり、お電話させていただいております。」
– “I’m calling to ask about your advertisement on the SD website.” 「SDウェブサイトにご掲載の広告についてお尋ねしたくお電話させていただいております。」
– “I’m calling to discuss new payment options.” 「新しい支払い方法のご相談のためにお電話させていただいております。」
– “I’m calling from XY Corporation regarding our latest product.” 「XYコーポレーションから、弊社の最新製品についてお電話させていただいております。」
– “I got a message saying that I should call Mr. John Smith.” 「ジョン・スミスさんにお電話するようにという伝言を受け取ったのですが。」
– “I was given your number by a client.” 「お宅様のお電話番号を弊社のお客様から頂戴致しました。」
話したい相手が電話に出た時
相手が電話に出た時に、こちらの名前や用件が事務員から本人に既に伝わっていて、電話に出た相手の方から、用件の対応を始める場合もあるでしょう。しかし、そうでなければ、もう一度自分の名前・会社名を言い、用件を話します。
会話例を見てください。電話の最初からの会話です。
自分: Good afternoon. This is Taro Tanaka from AB Systems in Tokyo, calling about your advertisement in the IT Trends. May I speak to Jennifer Davis, please? 「東京にあるAB Systemsの田中太郎と申しますが、IT Trendsに出しておられる広告に関しましてお電話させていただいております。ジェニファー・デイビスさんはいらっしゃいますか。」
相手の事務員: Certainly. Please hold while I connect you. 「はい。おつなぎいたしますので少々お待ちください。」
Jennifer Davis: Hello. Jennifer Davis. 「もしもし、ジェニファー・デイビスですが。」
自分: Good afternoon. My name is Taro Tanaka. I’m calling from AB Systems about the software product you are advertising in the IT Trends. 「こんにちは。私はAB Systemsの田中太郎と申しまして、『IT Trends』誌に広告を出しておられるソフトウェアにつきまして、ご連絡をさせていただきまた。」
また、相手が電話に出た時に、多忙かもしれないという印象を受けたら、少し時間を取っても良いか尋ねることが賢明かもしれません。会話例です。
Jennifer Davis: Hello. Jennifer Davis. 「もしもし、ジェニファー・デイビスですが。」
自分: Good afternoon. This is Taro Tanaka from AB Systems. Is it convenient to talk at the moment? 「もしもし、ジェニファーさん。AB Systemsの田中太郎です。今お時間よろしいでしょうか。」
上の最後の文は次のような言い方も可能です。
– “Is this a good time to talk?” 「今よろしいでしょうか。」
– “Is this a good time for you?” 「今よろしいでしょうか。」
– “Do you have a minute or two to discuss a couple of things?” 「今、少しだけお時間よろしいでしょうか。お話ししたいことがあるのですが。」
– “I have a couple of things I’d like to discuss with you. Is this a good time?” 「少しお話ししたいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか。」
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今回の記事は電話をかける時に使える表現・用例でした。電話を取る場合の表現・用例は、こちら ⇩ をご覧ください。
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