英語で仕事の電話をかけたら、相手が不在だということもありますね。そのようなときにどう対応すればよいのでしょうか。また、間違い電話をかけてしまったら何と言えばよいのでしょうか。さらに、夜分遅くや週末に仕事の電話をする必要が生じたら・・・。今回はこういった状況で使える表現・フレーズや例文をまとめています。
相手が不在の場合
用件のある相手が不在の場合は、どうしますか。いつ相手が戻ってくるのか、そして、いつ電話をするのが適切かなどを尋ねたいですね。例文です。
– “When will he {she} be back in the office?” 「いつお戻りになるでしょうか。」
– “When would be a good time to call?” 「何時ごろお電話すればよろしいでしょうか。」
– “When is a good time to call?” 「何時ごろお電話すればよろしいでしょうか。」
伝言を頼む
不在の相手に伝言を残したいときはどのように言えばよいでしょうか。
– “Could you take a message, please?” 「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。」
– “Could I leave a message, please?” 「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。」
– “Could you give him {her} a message, please?” 「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。」
次に、伝えてもらいたい内容を言う例文です。
– “Could you please tell him that I called?” 「私共から電話があったことをお伝えいただけますでしょうか。」これは既に自分の名前を名乗っている場合です。
まだ名乗っていない場合は、「I」の代わりに名前を言います。また、既に名乗った場合でも、念のため再度言うほうが良い場合もあるかもしれません。
– “Could you please tell him that Koji Suzuki from AB Systems called?” 「AB Systems の鈴木浩二から電話があったことをお伝えいただけますでしょうか。」
次は電話の用件に触れる場合の例文です。
– “Could you take a message, please? Could you tell Mr. Smith that Koji Suzuki from AB Systems called about Friday’s meeting?” 「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。AB Systems の鈴木浩二から金曜日の会議の件で電話があったことをお伝えいただけますでしょうか。」
– “Could I please leave a message? Could you let her know that Thursday’s meeting has been canceled?” 「伝言をお願いしたいのですが、木曜日の会議がキャンセルされたことをお伝えいただけますでしょうか。」
折り返し電話をしてほしい場合はどのように言えばよいでしょうか。
– “Could you ask him to call me back, please? My phone number is 01-2345-6789.” 「折り返しお電話くださるようお伝えいただけますでしょうか。私の電話番号は、01-2345-6789です。」
– “Could you please ask her to call me back? I can be reached between 9:00 a.m. and 4:00 p.m. from Wednesday to Friday at 01-2345-6789.” 「折り返しお電話くださるようお伝えいただけますでしょうか。出来ましたら、水曜から金曜の9時から4時まで、電話番号01-2345-6789にお願いいたします。」
後ほど、こちらから再度電話をするということを伝えてほしい場合の例文です。
– “Please tell him I’ll call him back later?” 「後ほどかけ直しますと、お伝えいただけますでしょうか。」
それでは、伝言を残す場合の会話例を２つ見てください。
自分: Good morning. This is Yuji Ishikawa from HI Company. May I speak to Ms. Claudia Taylor, please? 「HIカンパニーの石川雄二と申しますが、クローディア・テイラーさんは、いらっしゃいますか。」
相手の事務員: Please hold while I see if she is available. . . . Thank you for holding. I’m afraid Ms. Taylor is in a meeting until 11:30 a.m. Would you like to leave a message? 「少々お待ちください。電話に出られるか確認いたします。・・・お待たせいたしました。あいにく、11時30分まで会議中でございます。ご伝言を承りましょうか。」
自分: Yes, please. Please let Ms. Taylor know I will be calling back later to confirm our order.「はい。おねがいします。後程、私共の注文確定のお電話をさせていただくということをテイラーさんにお伝えください。
相手の事務員: Certainly. I’ll give her the message as soon as she comes out of the meeting. Thank you for calling. 「かしこまりました。会議が終わり次第、お伝えします。お電話いただきありがとうございました。」
自分: Thank you. Have a nice day. 「ありがとうございます。良い一日をお過ごしください。」
自分: Good afternoon. My name is Ichiro Sato. I’m calling from AB Systems regarding our new software product. May I speak to Professor Connelly, please? 「こんにちは。AB Systems の佐藤一郎と申しますが、弊社ソフトウェアの新製品についてお電話させていただいております。コネリー教授はいらっしゃいますか。」
相手の事務員: I’m afraid he is attending a conference on the West Coast. Could I take a message? 「あいにくですが教授は西海岸で会議に参加しております。ご伝言を承りましょうか。」
自分: Yes, please. Could you tell Professor Connelly that Sato called and ask him to call me back, please? My cell phone number is 012-3456-7890. 「はい、お願いします。佐藤から電話があったことと、折り返し教授からお電話いただきたい旨をコネリー教授に、お伝えいただきますでしょうか。私の電話番号は、012-3456-7890です。」
相手の事務員: Could you spell your name for me please? 「お名前のスペルを教えていただけますか。」
自分: Certainly. My name is Sato. That’s S for Sierra, A for Alpha, T for Tango, and O for Oscar. 「はい。名前は佐藤で、スペルは、スィエラの S、アルファの A、タンゴの T、そしてオスカーの O です。」
相手の事務員: Thank you. I’ll give the professor your message as soon as possible. 「ありがとうございます。ご伝言をできるだけ早く教授にお伝えいたします。」
自分: Thank you very much. Goodbye. 「ありがとうございます。失礼いたします。」
ところでこの会話例にあるような名前のスペルを伝える方法についてはこちらの記事をどうぞ。
留守電メッセージを残す
基本は４つのポイントです。
（１）自分が誰かを明確にしましょう。その際、用件が何なのかも言います。
基本的な例文です。
– “Good morning {afternoon} {evening}. This is (Ken Murata) calling from (GH Company) about (your order).”
（２）ゆっくり、はっきりとしゃべり、相手が聞き取りやすいようにしましょう。
（３）短く端的に話しましょう。みんな忙しい毎日を送っています。だらだらとした、冗長な話し方は迷惑になります。
（４）最後は、好印象を与えるような締めくくり方を心がけましょう。
基本的な締めくくりの例文です。
– “I look forward to hearing from you. Have a nice day {evening}.”
ところで、「Have a nice day」という表現は、午前でも午後でも、いつでも使える締めくくりの決まり文句として受け入れられています。でも、夕方に使える別の表現がないだろうかと思ったら、「Have a good evening」や「Have a great evening」などがあります。
す。
基本を押さえたので、具体的な3種類の状況で留守電メッセージの言い方を見ていきましょう。
- (ア) 相手からの折り返し電話を希望する場合
- (イ) 後でこちらかけ直す場合
- (ウ) メールで詳細などを連絡する場合
（ア）折り返し電話を希望する場合
基本表現をいくつか見ましょう。
– “Please call me at 012-3456-7890.” 「012-3456-7890にご連絡をお願いします。」
– “Could you please call me at 012-3456-7890.” 「012-3456-7890にご連絡をいただけないでしょうか。」
– “I would appreciate it if you could call me at 012-3456-7890.” 「012-3456-7890までお電話いただければ幸いです。」
– “Could you please call me at 012-3456-7890 at your convenience? 「ご都合がよろしい時に、012-3456-7890まで折り返しご連絡をいただけないでしょうか。」緊急の要件の場合は「earliest」を加えて「at your earliest convenience」と言うことが出来ます。あるいは「as soon as possible」「as soon as you (possibly) can」「as soon as you get this message」などの表現も使えますね。
ちなみに、電話番号の前につける前置詞は、イギリス英語では「at」の代わりに「on」を使います。
ところで、自分の電話番号の言い方はいろいろあります。いくつか例をいくつかあげます。
– “My number is 012-3456-7890.” 「私の電話番号は012-3456-7890です。」
– “You can reach me by calling 012-3456-7890.” 「私の電話番号は012-3456-7890です。」
– “You can reach me at 012-3456-7890.” 「私の電話番号は012-3456-7890です。」
– “I can be reached at 012-3456-7890.” 「私の電話番号は012-3456-7890です。」
– “You can contact me at 012-3456-7890.” 「私の電話番号は012-3456-7890です。」
また、「市外局番」という表現を使う場合でしたら、「area code」を加えればいいですね。例。
– “Please call me at area code 012-3456-7890.”
折り返し電話をしてほしい日や時間帯がある場合です。
– “Please could you call me tomorrow afternoon.” 「よろしければ、明日の午後ご連絡をいただけますでしょうか。」
– “If you are able to call me back tonight, I’ll be working until 9:30. Otherwise, please just call me at your convenience.” 「今夜ご連絡いただけるのでしたら9:30までは業務をしております。さもなければ、いつでもご都合がよろしい時に、折り返しご連絡をいただきますでしょうか。」
– “Please call me between 9:00 a.m. and 4:30 p.m.” 「午前9:00から午後4:30の間にご連絡をいただけますでしょうか。」
また、事務所の番号にかけてもらう際に必ずしも自分が電話に出るとは限らない場合、自分の名前を相手に言ってもらう必要があります。最初に自分が誰なのかは名乗っているのですが再度名前を言うのも相手にとって親切かもしれません。そのような場合に使えるフレーズ例です。
– “Please call 012-3456-7890 and ask for Koji Suzuki.” 「012-3456-7890までご連絡をいただき、鈴木浩二につなぐよう、おっしゃっていただけないでしょうか。」
それでは、伝言の最初からの用例です。
– “Good morning. This is Koji Suzuki from AB Systems. I’m calling about your new office, which you mentioned to me recently. I would like to provide you with some information that might help you with your Internet Connectivity needs. Please call 012-3456-7890 at your convenience and ask for Koji Suzuki. That number again is 012-3456-7890. I look forward to speaking with you. Have a nice day.” 「おはようございます。AB Systemsの鈴木浩二と申します。以前お話いただいたお宅様の新しい事務所の件ですが、インターネット接続に関する有益な情報をご提供できればと思いまして、ご連絡いたしました。ご都合がよろしい時に、012-3456-7890までご連絡をいただき、鈴木浩二につなぐよう、おっしゃっていただけないでしょうか。番号を繰り返します。012-3456-7890です。お話しできますことを楽しみにしております。良い一日をお過ごしください。」
（イ）かけ直す場合
基本表現をいくつか見ましょう。
– “I’ll call you again later.” 「後ほど改めてご連絡させていただきます。」
– “I’ll call you again soon.” 「近々改めてご連絡させていただきます。」
– “I’ll call you again tomorrow.” 「明日改めてご連絡させていただきます。」
– “I’ll call you again next week.” 「来週改めてご連絡させていただきます。」
– “I’ll call you again on Thursday at 10:00 a.m.” 「木曜日の午前10時に改めてご連絡させていただきます。」
– “I’ll call you again on Monday morning. I hope you have a great weekend.” 「月曜の午前に改めてご連絡させていただきます。良い週末をお過ごしください。」
（ウ）メールで詳細などを連絡する場合
基本表現例です。
– “I’ll send you an email with the details of your shipment.” 「発送の詳細を記載したメールをお送りいたします。」
– “I’ll send you an email with more information.” 「詳細をメールでお送りいたします。」
– “I will follow up with an email containing further information. I look forward to speaking with you. Have a great day.” 「詳細につきましては、メールでお知らせいたします。お話できるのを楽しみにしています。良い一日をお過ごしください。」
– “I’ll be sending a follow-up email so we can schedule a time to call.” 「いつお電話を差し上げたらよいかをご相談させていただくために、メールをお送りいたします。」
ところで、電話をかけた日時を留守電に残すことが望ましい場合は、次のように言うことが可能です。
– “Good morning. This is Koji Suzuki from AB Systems. Today is (January 16th); the current time is 9:30 a.m. I’m calling about your order. Could you please contact me at your convenience at 012-3456-7890? I look forward to hearing from you. Have a nice day.” 「おはようございます。AB Systems の鈴木浩二です。今日の日付は1月16日で現在の時刻は午前9時30分です。お宅様のご注文の件についてご連絡いたしました。ご都合の宜しい時に、012-3456-7890 までご連絡いただけないでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。良い一日をお過ごしください。」
間違い電話をかけてしまった時
もしも間違い電話をかけてしまったら、丁寧に誤って相手に不快な思いをさせないようにしたいですね。また、相手の貴重な時間を無駄にしないように、なるべく素早く電話を切ります。例文です。
– “I’m sorry. I must have the wrong number. Please excuse the interruption.” 「申し訳ありません。かけ間違えてしまったようです。お邪魔してしまい、失礼いたしました。」
– “I’m sorry. I’ve accidentally dialed the wrong number. My apologies.” 「申し訳ありません。番号を間違えてしまったようです。大変失礼いたしました。」
相手に迷惑かもと思う場合
また、何らかの理由で、早朝、夜遅く、あるいは週末などに電話をする必要があるかもしれません。実際のビジネスの現場では、様々な状況が生じますが、どのような時も相手に迷惑や失礼にならないように、心がけたいものです。ここでの基本表現の一つは、もちろん「sorry」です。例文を見ましょう。
– “I am sorry to call (you) so early (in the morning) {so late (at night)}.” 「朝早くに｛夜分遅くに｝お電話して申し訳ございません。」
– “I am sorry to call you on a Sunday.” 「日曜日にお電話して申し訳ございません。」
また「call you」のかわりに「bother you」や「disturb you」と言ってもいいです。
– “I’m sorry to bother you so late (at night).” 「夜分遅くにお邪魔して申し訳ございません。」
– “I’m sorry to disturb you so early.” 「夜分遅くにお邪魔して申し訳ございません。」
– “I’m sorry to disturb you on a Sunday.” 「日曜日にお邪魔して申し訳ございません。」
また、もし長電話になって、なかなか用件が終わらないときは、途中で次のような表現を使うことも良いでしょう。
– “I’m sorry I keep bothering you but…”「長々とお邪魔して申し訳ございませんが・・・」
また、前回の電話からさほど時間が経つ前に再び連絡をする必要が生じてしまい、迷惑がられるかもしれないと懸念するようなときに使える表現例です。
– “I’m sorry to call again so soon.” 「度々申し訳ございません。」
– “I’m sorry to trouble you again but…”「度々申し訳ございません。」
次は、折り返し電話をするのに時間がかかってしまった場合です。
– “I’m sorry it took me so long to get back to you.” 「折り返し電話が遅くなり申し訳ございません。」
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今回の記事は電話をかける時に使える表現・用例でした。電話を取る場合の表現・用例は、こちら ⇩ をご覧ください。
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英語の電話表現やビジネス英語全般に関するおすすめ教材については、こちら ⇩ をご覧ください。
